Monthly Archives: diciembre 2014

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Como hacer una Gestión documental económica

Vamos a tratar de explicar de una forma simple como puede implantar una gestión documental económica y sencilla en un ordenador bien para uso particular o una pequeña empresa. Para los que nunca han tenido contacto con lo que es una gestión documental consiste en tener en formato digital es decir en un fichero de word , pdf o txt los documentos que van entrando en nuestra empresa. Para la captura de documentos es imprescindible tener un buen escaner ya que si la tarea de capturar dichos documentos es lenta y engorrosa al final desistiremos de hacerlo y la gestión documental sera un fracaso pues lo importante es que tengamos un archivo con todos los documentos que entran en nuestra empresa.

Materiales necesarios:

Escaner, software de reconocimiento de caracteres, software de indexacion de contenidos y por supuesto un ordenador. al final de este articulo os pongo un detalle del hardware y el software que informática cano utiliza así como el coste real de dicho material.

En este caso os voy a explicar como en nuestra empresa Informática Cano accedemos a dicho contenido y con que software. He de decir que se trata de una Gestión documental básica, no tendríamos políticas de seguridad de acceso a documento aunque os pongo como poder tener también documentos confidenciales. tampoco tenemos una gestión de workflow (flujos de trabajo) es decir que cuando un documento es escaneado pase por una serie de usuarios que van validando el mismo por ejemplo si se escanea una factura y hay una persona en la empresa que tiene que dar el OK a dicha factura que se gestione esto de forma automática para que se remita a la persona adecuada para su aprobación.

Importante: En nuestro ordenador debemos de crear una carpeta donde a su vez tendremos subcarpetas, no es necesario que se haga un árbol de carpetas grande yo os pongo el árbol que tengo en la empresa que dirijo. Este arbol esta dentro de un una unida de almacenamiento en mi caso compartida con los empleados de la empresa y la carpeta principal donde están todas estas carpetas se llama Gestión Documental.

Imagen arbol de estrucctura gestión documental

Una vez que tenemos nuestro arbol de directorios lo que tenemos es que meter en la carpeta principal toda la documentación que vayamos escaneando con nuestros dispositivos de escaneo  en nuestro caso utilizamos un escaner fujitshu Scannap IX500 una autentica maravilla pues es muy rápido dispone de sensores de ultrasonidos para  utilizar distintos formatos de papel y escanea por las dos caras a la vez detectando las paginas que están en blanco y que descarta automáticamente.

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Ademas tiene un precio competitivo (ver en tienda Online) los docuemtos se puede programar para que se almacenen con la fecha en la que son escaneados por ejemplo 201412121212.pdf esto correspondería a las 12 y 12 del mes 12 del 2014 esto nos servirá pues la forma de archivar nuestros documentos físicos serán en carpetas que indiquen de que fecha a que fecha. en nuestro caso usamos archivadores definitivos ya que normalmente no tenemos que recurrir al documento en si ya que lo tenemos digitalizado.

El programa que trae el scannap te realiza el ocr de los documento si utilizamos un escaner que no sea este, tendremos que pesarle un OCR a nuestros documentos pues de esa forma podremos buscar por cualquier texto que contenga el documento PDF una vez que el documento PDF permite búsquedas es decir tiene el OCR moveremos el documento a la carpeta que corresponda. Por ejemplo si se trata de una factura de proveedor a la carpeta de facturas recibidas.

Nosotros para no duplicar documentos es decir para no volverlos a escanear lo que hacemos es que sellamos el documento con un sello que indica archivado digitalmente de esta manera cuando tenemos el documento ya sabemos si esta o no en nuestra gestión documental.

Tener un archivo digital no nos valdría de nada si no lo acompañamos de un programa que sea capaz de indexar dichos documentos, para este menester utilizamos X1 search es un software muy económico vale 39.95€ y realmente es bueno nosotros tenemos unos 2.000.000 millones de documentos escaneados y va bien.

Su manejo es sencillo viene en Ingles pero realmente es sencillo de manejar. Solo tendríamos que indicarle que ubicación queremos indexar y listo luego podremos buscar cualquier documento que tengamos y podremos hacer búsquedas selectivas, por fechas por tipo de documento etc.

Esperamos que os hayamos resuelto o por lo menos orientado en archivar digitalmente vuestros documentos esperamos vuestros comentarios y sugerencias.

Como hacer una Gestión documental económica2018-04-01T10:11:19+00:00

Cambio en la forma de aplicar el IVA en compras Online en la Unión Europea

[wpfilebase tag=fileurl id=5 linktext=’Diario oficial Unión Europea’ /]

Informamos a nuestros clientes sobre la nueva directiva de la UE 2008/8/CE sobre el IVA que entrará en vigor el 1 de enero de 2015 en toda Europa y contiene una modificación de las reglas de cálculo y del pago de impuestos de servicios de telecomunicaciones, radio, televisión y venta electrónica.

La directiva 2008/8/CE exige que, a partir de 2015, el IVA en compras online dentro de la Unión Europea se aplique en función de la residencia del comprador (residencia para las personas físicas o sede para las personas jurídicas) y no del vendedor online.

Esto significa que a partir del 1 de enero de 2015 se aplicará el IVA correspondiente a las disposiciones legales específicas de cada país a la hora de calcular el importe de los productos.

Actualmente en España el IVA es del 21%.
Por ello, el importe bruto de la factura variará.

La excepción a esta directiva la constituyen los clientes comerciales registrados como agentes intracomunitarios, los cuales seguirán sin pagar IVA siempre que su CIF, nombre de empresa y dirección consten en la base de datos intracomunitaria.

Los servicios, tras la entrada en vigor de varias directivas europeas, son tratados de la misma forma que los bienes. En todo caso se considera que el servicio se realiza en el territorio del cliente.

Están sujetas al IVA las operaciones efectuadas a título oneroso en el territorio de un Estado miembro por un sujeto pasivo que actúe como tal. También están sujetas al IVA las importaciones efectuadas por cualquier persona.

Algunos regímenes de IVA conciernen no sólo directamente a los agentes económicos, sino también a los particulares y los consumidores finales. Se trata, por ejemplo, del caso en que un particular compra bienes en otro Estado miembro.
Cuando el bien es transportado por el consumidor hasta su domicilio, el IVA se paga en el Estado miembro en el que el bien ha sido vendido y comprado (es decir, «en su origen»).
No obstante, el principio «de origen» no se aplica cuando los bienes son vendidos a distancia, es decir, cuando el vendedor y el comprador se encuentran en un Estado miembro diferente en el momento de la expedición de los bienes.

Con esta medida se pretende evitar la competencia entre negocios por el tema de impuestos, por ejemplo una web de venta de informática en Luxemburgo vendería un teléfono IPHONE es más barato que una en España ya que el iva es del 15% y para el usuario final es un 6% mas economico que comprado es España, desde el 1 de Enero el precio será el mismo ya que paga con el Iva del pais de destino.

Cambio en la forma de aplicar el IVA en compras Online en la Unión Europea2018-03-25T09:37:45+00:00

LLega la navidad a nuestra tienda PConline.es

Es importante que una web este viva, se actualice no solo el catálogo de productos sino también su apariencia. Desde nuestro Dpto dedicado a la venta Online se trabaja para que esto sea asi. Hoy hemos cambiado nuestro front en la tienda poniendo una imagen correspondiente a detalles navideños.

Ademas de ofertas y sugerencia de regalos, no olvidéis que en Pconline.es tenemos unos precios muy competitivos y una entrega rápida.

Crear una buena campaña de navidad repercutirá directamente en nuestras ventas online.

LLega la navidad a nuestra tienda PConline.es2018-04-01T10:09:20+00:00

Como mejorar la productividad con herramientas que ofrece la nube.

El pasado día 20 de Noviembre tuvimos la ocasión de comprobar de primera mano las inquietudes de nuestros clientes a través del evento que realizamos en el Hotel Corona de Granada.

Cada cliente tiene sus propias inquietudes y necesidades por ello hemos decidido hacer reuniones personalizadas con cada uno que nos la demande, con el fin de ver como puede aumentar la productividad de su empresa en casos concretos y utilizando herramientas que están disponibles, muchas de ellas gratuitas.

Creemos que localizar la herramienta adecuada es una tarea que nos atañe a los informáticos, en este caso nuestra empresa dispone de una amplia experiencia en herramientas y utilidades que se encuentran disponibles.

La formación , el aprendizaje a utilizarlas adecuadamente es muy importante, siempre debe de reservar una parte de su presupuesto para dicha función.

Gracias a los cursos de la fundación tripartita podemos aplicar parte de los fondos para dicha tarea.

Como ya sabemos la productividad es un término sinónimo de eficiencia, esto quiere decir: hacer más tareas en menos tiempo. La tecnología se convierte aquí en algo importante para alcanzar nuestros objetivos. Con las aplicaciones en la nube nos podemos olvidad de la instalación de software en numerosos equipos, de comprar licencias y de tener que realizar tareas como actualizaciones etc. Por todo ello podemos convertir su entorno de trabajo en la nube en un sin fin de ventajas que haga verdaderamente productivo su trabajo y el de sus empleados.

 

 

 

Como mejorar la productividad con herramientas que ofrece la nube.2017-09-30T20:07:54+00:00

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